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Lorsqu'on transfère des employés internationaux en Belgique, l'une des démarches administratives les plus importantes consiste à s'inscrire auprès de la commune (mairie). Cette procédure est indispensable pour toute personne séjournant en Belgique pendant plus de trois mois et est obligatoire pour obtenir une carte de séjour belge.
Chez Relocation Belgium, nous accompagnons vos collaborateurs à chaque étape de ce processus, en garantissant le respect des réglementations et en vous offrant une tranquillité d'esprit totale. Voici comment cela fonctionne :
Étape 1 : Inscription à la mairie
La première étape consiste à s'inscrire auprès de la commune de résidence. Selon la commune, cette démarche peut s'effectuer en ligne ou en personne. Nous assurons la coordination avec les autorités locales et, si nécessaire, accompagnons votre salarié à son rendez-vous.
Les salariés non ressortissants de l'UE (à l'exception des titulaires d'une Carte Bleue) doivent se procurer un document « Annexe 49 » avant de commencer à travailler.
Nous veillons à ce que tous les documents nécessaires soient préparés et transmis correctement.
Étape 2 : Vérification par la police
Une fois l'inscription effectuée, un agent de police local se rendra au domicile de l'employé afin de vérifier qu'il réside bien à l'adresse indiquée. Ces visites ont lieu à l'improviste et se déroulent généralement après 18 heures ou le samedi.
Si le résident n'est pas chez lui, ils reviendront à un autre moment ou laisseront un mot dans la boîte aux lettres.
Nous surveillons le déroulement du processus et assurons le suivi en cas de retard dans la visite.
Étape 3 : Demande de la carte de séjour
Une fois la vérification par la police terminée, le salarié peut demander sa carte de séjour belge. Il doit présenter les documents originaux, notamment :
À l'attention de tous les candidats :
- Passeport en cours de validité
- Photos d'identité (normes internationales)
- 20 à 30 € par personne (selon la commune)
Documents complémentaires :
- Salariés non ressortissants de l'UE : visa D et permis unique/convention d'accueil. Pour en bénéficier, vous pouvez contacter les services d'immigration de Relocation Belgium afin d'obtenir de l'aide et des conseils.
- Conjoints : acte de mariage (traduction certifiée conforme et conforme à la législation, datant de moins de 6 mois)
- Enfants : acte de naissance (traduction officielle et légalisation, datant de moins de 6 mois)
Nous fournissons des conseils détaillés sur les exigences en matière de traduction et d'apostille en fonction du pays d'origine.
Étape 4 : Réception de la carte de séjour
Deux à trois semaines après le dépôt de sa demande, le salarié recevra par courrier une enveloppe contenant deux codes. Ces codes servent à retirer la carte de séjour auprès de la commune.
Nous veillons à ce que votre collaborateur comprenne bien le processus et les délais, et nous sommes à sa disposition pour l'accompagner à chaque étape.
Pourquoi est-ce important pour les RH ?
Une inscription en bonne et due forme n'est pas seulement une obligation légale ; c'est la condition sine qua non pour accéder aux soins de santé, ouvrir un compte bancaire et s'intégrer dans la société belge. En vous associant à Relocation Belgium, vous vous assurez que vos employés bénéficient d'un accompagnement, respectent la réglementation et sont prêts à s'épanouir dans leur nouvel environnement.
Découvrez notre offre complète d'accompagnement à la relocalisation.
