L'inscription à la mairie : une étape clé dans le processus d'installation de votre employé

Lorsqu'on transfère des employés internationaux en Belgique, l'une des démarches administratives les plus importantes consiste à s'inscrire auprès de la commune (mairie). Cette procédure est indispensable pour toute personne séjournant en Belgique pendant plus de trois mois et est obligatoire pour obtenir une carte de séjour belge.

Chez Relocation Belgium, nous accompagnons vos collaborateurs à chaque étape de ce processus, en veillant au respect des réglementations et en vous garantissant une tranquillité d'esprit. Voici comment cela fonctionne :

Étape 1 : Inscription à la mairie

La première étape consiste à s'inscrire auprès de la commune de résidence. Selon la commune, cette démarche peut se faire en ligne ou en personne. Nous assurons la coordination avec les autorités locales et, si nécessaire, accompagnons votre employé à son rendez-vous.

Les salariés non ressortissants de l'UE (à l'exception des titulaires d'une Carte Bleue) doivent se procurer un document « Annexe 49 » avant de commencer à travailler.

Nous veillons à ce que tous les documents nécessaires soient préparés et soumis en bonne et due forme.

Étape 2 : Vérification par la police

Une fois l'inscription effectuée, un agent de police local se rendra au domicile de l'employé afin de vérifier qu'il réside bien à l'adresse indiquée. Ces visites ont lieu à l'improviste et se déroulent généralement après 18 heures ou le samedi.

Si le résident n'est pas chez lui, ils repasseront plus tard ou laisseront un mot dans la boîte aux lettres.

Nous surveillons le déroulement du processus et assurons le suivi en cas de retard dans la visite.

Étape 3 : Demande de la carte de séjour

Une fois la vérification par la police effectuée, l'employé peut demander sa carte de séjour belge. Il doit présenter les documents originaux, notamment :

À l'attention de tous les candidats :

• Passeport en cours de validité
• Photos d'identité (normes internationales)
• 20 à 30 € par personne (selon la commune)

Documents complémentaires :

• Salariés non ressortissants de l'UE : visa D et permis unique/convention d'accueil. Pour en faire la demande, vous pouvez contacter les services d'immigration de Relocation Belgium afin d'obtenir de l'aide et des conseils.
• Partenaires : acte de mariage (traduit officiellement et muni d'une apostille, datant de moins de six mois)
• Enfants : acte de naissance (traduit par un traducteur assermenté et muni d'une apostille, datant de moins de 6 mois)

Nous fournissons des conseils détaillés sur les exigences en matière de traduction et d'apostille en fonction du pays d'origine.

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Étape 4 : Réception de la carte de séjour

Deux à trois semaines après le dépôt de la demande, l'employé recevra par la poste une enveloppe contenant deux codes. Ces codes servent à retirer la carte de séjour auprès de la mairie.

Nous veillons à ce que votre collaborateur comprenne bien le processus et les délais, et nous sommes à sa disposition pour l'accompagner à chaque étape.

Pourquoi est-ce important pour les RH ?

Une inscription en bonne et due forme n'est pas seulement une obligation légale ; c'est la condition sine qua non pour accéder aux soins de santé, ouvrir un compte bancaire et s'intégrer dans la société belge. En vous associant à Relocation Belgium, vous vous assurez que vos employés bénéficient d'un accompagnement, respectent la réglementation et sont prêts à s'épanouir dans leur nouvel environnement.

Découvrez notre offre complète d'accompagnement à la relocalisation.